Administratieve diensten (Omschrijving)


ASI kan ook uw declaraties voor u verzorgen. Wij hebben hier inmiddels veel ervaring mee en het ontlast u van de rompslomp. Deze service kan alleen kwalitatief goed worden gedaan indien uw programma bij ons in de Cloud is opgenomen. Hiervoor kunnen wij u een offerte gezonden. Deze dienstverlening kan niet indien u niet bij ons in de Cloud bent opgenomen. De kosten bedragen bij een gemiddelde praktijk 200,00 euro per maand excl. btw en excl. de kosten van de cloud. Vast. Dus geen verrassingen achteraf!


Wat doen wij

  • Controle op verzekeringsrecht
  • Controle van trajecten op regelgeving
  • Factureren
  • Declareren van trajecten aan Zorgverzekeraars via VECOZO
  • Declareren van trajecten aan Gemeenten via VECOZO
  • Bijhouden en bewaken van budgetten
  • Opmaken van onderhanden werk per 31-12
  • Rapportages aan gemeenten

Wat kunnen wij nog meer doen (tegen extra betaling)

  • SBG aanleveringen
  • Fa-Med aanleveringen
  • Installeren van updates
  • Maatwerk
  • Declaratiehistorie bijwerken/corrigeren

Wat doen wij niet

  • Inhoudelijk beoordelen van facturen/trajecten
  • Meewerken aan frauduleuze handelingen
  • Facturen op papier(Pdf) verzenden
  • Declaraties verzenden indien de gegevens niet volledig bij ons zijn aangeleverd
  • Bemoeienis met declaraties van het moment voor u ons inschakelde

Wat doet u zelf

  • Invoeren van cliënten
  • Invoeren van gezagspersonen
  • Invoeren van huisartsen, verwijzers (incl. AGB code)
  • Invoeren van trajecten
  • Invoeren van activiteiten / OVP’s
  • Afsluiten van trajecten
  • Facturen op papier(pdf) verzenden
  • Uitloggen indien u klaar bent met uw werkzaamheden
  • Alle voor ASI van belang zijnde wijzigingen terstond doorgeven aan de supportafdeling

Cloud

Met de Cloud van ASI Online bent u verzekert van een veilige en betrouwbare partner en omgeving. Wij gebruiken uitsluitend de beste systemen en houden alle software up-to-date. Net als het maken van de back-up dat in onze eigen store wordt opgeslagen. Veilig, gecertificeerd en geen vreemde pottenkijkers erbij. Want de vertrouwelijkheid van uw gegevens is voor ons het speerpunt waar het allemaal om draait en u zult er niet anders over denken. Met de Cloud omgeving van ASI Online krijgt u veel meer dan alleen een programma dat u op afstand kunt gebruiken. U heeft eigenlijk een heel eigen computer op afstand. Weliswaar helemaal dichtgetimmerd maar u blijft baas over de eigen software. U kunt bijvoorbeeld het programma gewoon van de server kopiëren naar uw eigen computer voor testdoeleinden of omdat u dat gewoon wilt. Op de ASI Online omgeving kunnen we tegen een concurrerend tarief ook Microsoft Office voor u installeren zodat u met het EPD van Perplex flitsend kunt werken en de documenten kunt printen en verzenden via Outlook.


Wat doen wij

Controle op verzekeringsrecht

Voordat er een factuur wordt aangemaakt wordt door ons een extra controle op verzekeringsrecht uitgevoerd voor de betreffende cliënt. Indien alle gegevens door u goed zijn ingevoerd zullen hier geen problemen optreden. Toch zijn er aan aantal problemen waar wij tegen aan kunnen lopen en die wij zelf niet kunnen oplossen. Wij hebben daarbij uw hulp nodig. Enkele voorbeelden van zaken waar wij tegen aan kunnen lopen zijn
  • Foutief ingevoerd burgerservice nummer
  • Foutief ingevoerde geboorte datum
  • Incompleet of foutief ingevoerde adresgegevens
  • Incompleet of foutief ingevoerde gegevens van gezagspersonen
  • Incompleet of foutief ingevoerde gegevens van huisartsen
  • Incompleet of foutief ingevoerde gegevens van verwijzers

Alle fouten die optreden t.a.v. bovengenoemde punten zult u zelf moeten oplossen. Zodra de fouten zijn opgelost zullen wij de verdere verwerking weer ter hand nemen. De cliënten waar fouten zijn opgetreden worden door ons in de categorie ‘OVERIGE’ geplaatst. Als die categorie leeg is is er dus niets mis. Als er een cliënt in die categorie staat opgenomen kunt u met de toetscombinatie ‘Ctrl+N’ lezen wat onze bevindingen zijn. Zodra u de problemen heeft verholpen plaatst u de cliënt weer in de categorie ‘ REGULIER’ (plaats de cursorbalk op de cliënt en druk op de functietoets ‘F5’waarbij u de tekst in het Ctrl+N venster NIET verwijdert. Als de cliënt afgehandeld is zullen wij de melding verwijderen. Het is belangrijk dat u dit strikt doet. Wij plaatsen de cliënten in die categorie maar informeren u niet extra hierover. De categorie ‘OVERIGE’ kan dus niet door u zelf worden gebruikt! Alle cliënten die daar nu in staan zullen worden overgeheveld naar de categorie ‘RELATIES’
Controle van trajecten op regelgeving
De DBC structuur (en sinds 2014 ook de EBT) is ingewikkeld en complex. Wij begrijpen dat u als zorgverlener onmogelijk alle regels kent. Wij zullen de invoer van trajecten dan ook toetsen op rechtmatigheid. Indien naar ons inzicht er een fout is zullen wij die (niet inhoudelijk) proberen op te lossen. Indien het een inhoudelijke fout is (bijvoorbeeld diagnose die niet meer in de codelijst voorkomt) kunnen wij de correctie niet doen.
Alle fouten die optreden t.a.v. bovengenoemde punten zult u zelf moeten oplossen. Zodra de fouten zijn opgelost zullen wij de verdere verwerking weer ter hand nemen. De cliënten waar fouten zijn opgetreden worden door ons in de categorie ‘OVERIGE’ geplaatst. Als die categorie leeg is, is er dus niets mis. Als er een cliënt in die categorie staat opgenomen kunt u met de toetscombinatie ‘Ctrl+N’ lezen wat onze bevindingen zijn. Zodra u de problemen heeft verholpen plaatst u de cliënt weer in de categorie ‘ REGULIER’ (plaats de cursorbalk op de cliënt en druk op de functietoets ‘F5’waarbij u de tekst in het Ctrl+N venster NIET verwijdert. Als de cliënt afgehandeld is zullen wij de melding verwijderen. Het is belangrijk dat u dit strikt doet. Wij plaatsen de cliënten in die categorie maar informeren u niet extra hierover. De categorie ‘OVERIGE’ kan dus niet door u zelf worden gebruikt! Alle cliënten die daar nu in staan zullen worden overgeheveld naar de categorie ‘RELATIES’


Factureren

Alle trajecten en OVP’s zullen door ons worden gefactureerd conform de regels die gelden voor de betreffende trajecten c.q producten. Facturen wil zeggen dat er van een traject of een product een interne factuur binnen uw programma wordt aangemaakt. Een factuur is dan nog niet middels een bestand aangemaakt. Dat gebeurd bij het declareren van de factuur.
Declareren van trajecten aan Zorgverzekeraars via VECOZO
Facturen die zijn aangemaakt en waarvan de debiteur een zorgverzekeraar is (dit geeft u aan in het trajecteninvoerscherm op het tabblad ‘koppelingen’ zullen aan de betreffende zorgverzekeraar worden gedeclareerd via VECOZO. Wij maken de declaratiebestanden aan en zullen deze aanleveren via het VECOZO portal. Dit gebeurd voor alle trajecten in het GZ321 formaat.
Declareren van trajecten aan Gemeenten via VECOZO
Facturen die zijn aangemaakt en waarvan de debiteur een gemeente is (dit geeft u aan in het trajecteninvoerscherm op het tabblad ‘koppelingen’ zullen aan de betreffende gemeente worden gedeclareerd via VECOZO. Wij maken de declaratiebestanden aan en zullen deze aanleveren via het VECOZO portal. Dit gebeurd, afhankelijk van de gemeente, in het JW321 of het JW303 formaat.
Bijhouden en bewaken van budgetten
Wij voeren de budgetten in die u ons heeft verstrekt. Wij houden u regelmatig op de hoogte van de stand van de budgetten en het verbruikte deel hiervan. U dient zelf aan de bel bij de zorgverzekeraar te trekken als u dreigt het budget te overschrijden. Voor de gebruikers die gebruik maken van het EPD van Perplex kan er een ‘Verzoek vrije artsenkeuze’ worden aangemaakt die u aan de cliënt kunt meegeven welke deze dan zelf aan de zorgverzekeraar dient in te sturen. Wij houden declaraties niet tegen. Ook niet als het budget is overschreden!
Opmaken van onderhanden werk per 31-12
Aan het begin van elk jaar zullen wij een overzicht maken van het onderhanden werk per 31-12 van het voorgaande jaar. U heeft dit overzicht nodig voor uw administratie. Uw accountant zal hier om vragen. Wij zullen zorgen dat u dit tijdig in huis heeft.


Rapportages aan gemeenten

Veel (zo niet alle) gemeenten willen maandelijks een rapportage hebben voor de tot dan toe geleverde diensten. Dit is per gemeente verschillend. Er zijn naar schatting zo’n 400 verschillende bestandsformaten die moeten worden aangeleverd. Wij zullen de gemeenten de betreffende gegevens aanleveren. Echter wij zijn afhankelijk van de informatie van de gemeenten (via u) om te weten te komen hoe men het aangeleverd wil hebben. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk hier alert op te zijn en alle informatie die u hieromtrent ontvangt direct naar uw eigen emailadres ad.<praktijknaam>@asi.nl te zenden. Wij willen graag aanleveren maar zonder te weten wat en hoe kunnen wij dit helaas ook niet realiseren. U kunt het e-mailadres ad.<praktijknaam>@asi.nl ook aan de gemeenten verstrekken zodat het rechtstreeks bij ons binnen komt. In het begin zal het nog wat stroef lopen maar dat zal niet aan ons liggen!


Wat kunnen wij nog meer doen (tegen extra betaling)

SBG aanleveringen

  • SBG (Stichting Benchmark GGZ) verzamelt gegevens in verband met ROM. Indien u moet aanleveren aan het SBG kunnen wij dit ook voor u doen. U hoeft dan alleen de metingen nog in te voeren (via de TelePsy koppeling gaat dit heel eenvoudig). Deze aanleveringen dienen maandelijks te worden gedaan en kosten nogal wat werk. Een goede reden om dit aan ons over te laten. Graag maken wij een offerte voor deze dienst in uw situatie.
  • Facturen op papier verzenden (Cliënt, Gezagspersonen etc.)
    Binnen het programma kunnen facturen niet alleen op elektronische wijze worden verzonden dit kan ook op papier voor debiteuren die dat willen. U heeft daarvoor de EPD module van Perplex nodig als ook een licentie voor Office binnen uw Cloud omgeving van ASL Online. Indien u facturen op papier wilt aanleveren dan kunnen wij dat voor u doen. Zowel op papier als via de mail kunnen wij die dan voor u verzenden.
  • Factoring aanleveringen
    Indien u gebruik maakt van een factoringmaatschappij (Fa-Med of Infomedics) kunt u die declaraties ook aan ons uitbesteden. Wij hebben dan wel de inloggegevens van uw Fa-Med portal nodig en u zult aan Fa-Med uw ad.<praktijknaam>@asi.nl adres moeten verstrekken zodat de communicatie tussen Fa-Med en ons rechtstreeks kan verlopen. Voor declaraties via Fa-Med door onze service zijn extra kosten verbonden i.v.m. het extra handmatige werk dat hiervoor dient te gebeuren. Graag sturen wij u een prijsopgave voor deze service.
  • Installeren van updates
    Het is natuurlijk heerlijk indien u zich geen zorgen meer hoeft te maken over de declaraties. Wat zou het niet handig zijn als wij ook de installatie van de updates voor u verzorgen. U werkt dan altijd met de meest actuele versie en hoeft zich echt nergens meer om te bekommeren. Voor een klein bedrag per maand werkt u altijd met de meest actuele versie. Vraag hierom als u hierin geïnteresseerd bent.
  • Maatwerk
    De nieuwe afdeling die wij voor de service ‘Administratieve diensten’ hebben opgezet kan op uw verzoek natuurlijk nog veel meer werk uit handen nemen. Graag overleggen we met u indien u hier wensen heeft. Wij zullen dan kijken hoe we dit structureel tegen een schappelijk tarief kunnen realiseren voor u. Geen vraag is te gek voor ons.
    Declaratiehistorie bijwerken/corrigeren
    Indien u door de bomen het bos niet meer ziet. Als u even niet meer weet hoe de vlag erbij hangt (bij VECOZO bijvoorbeeld) dan kunt u ons die zaken uit laten zoeken en laten corrigeren. Dit kost tijd en is niet op voorhand te zeggen hoe lang we er mee bezig zijn en wat het zal gaan kosten. Dit doen we tegen een redelijk uurtarief. We bespreken dit graag met u als u hiervoor interesse heeft.

Wat doen wij niet

  • Inhoudelijk beoordelen van facturen/trajecten
    Wij kunnen administratief en organisatorisch erg sterk zijn. Een psycholoog, psychotherapeut of psychiater zijn wij natuurlijk niet. Dus inhoudelijk kunnen wij geen oordeel vellen over of iets nu wel of iets nu niet kan/mag. Daar bent u bij uitstek de beroepsuitoefenaar voor. Dus inhoudelijk ligt de bal bij u.
  • Meewerken aan frauduleuze handelingen
    Dit lijkt ons duidelijk en hoeven niets aan toe te voegen.
  • Declaraties verzenden indien de gegevens niet volledig bij ons zijn aangeleverd
    Indien niet alle gegevens bij ons zijn aangeleverd waarom wij hebben verzocht zullen wij geen declaraties verzenden. Dit leidt alleen tot afwijzingen en frustraties bij alle partijen. Wij zullen hier heel streng in zijn om vooral te zorgen dat de discipline bij alle partijen zal ontstaan. Klinkt heel hard maar is absoluut een voorwaarde om alles op de rit te krijgen maar vooral ook te houden. En daar heeft u ons uiteindelijk voor ingehuurd.
  • Facturen op papier(Pdf) verzenden. Dit dient u zelf te verzorgen. De facturen zullen wij wel aanmaken en in de printerqueue plaatsen. Vanaf dat moment dient u zelf voor verzending (post/e-mail) te zorgen.
  • Bemoeienis met declaraties van het moment vóór u ons inschakelde
    Onze werkzaamheden strekken zich uitsluitend uit tot de declaraties die via ons zijn ingediend. Dus met de declaraties die zijn ingediend/afgekeurd vóór u ons inschakelde zullen wij niets doen. Althans niet binnen de standaard overeenkomst ‘Administratieve diensten’ . Indien u toch wenst dat wij deze declaraties op pakken/corrigeren zullen wij daar een uurtarief voor hanteren. Het uitzoeken van afgekeurde declaraties (zeker als je ze zelf niet hebt ingediend) kost veel tijd. Het kan wel, maar het kost geld.

Wat doet u zelf

  • Invoeren van cliënten
    Cliënten melden zich bij de praktijk aan. U heeft het eerste contact en u bespreekt en maakt afspraken met uw cliënt. Het is dan ook het eenvoudigst als u zelf de cliënten invoert. Uiteindelijk zou het invoeren in Perplex van uw cliënten door ons alleen maar vertragend en kostenverhogend werken zonder dat een voordeel oplevert. Zorg dat u de gegevens juist en volledig invoert. Een simpele tikfout in een geboortedatum of BSN levert direct een afkeuring op van de instantie waar u de factuur aan stuurt.
  • Invoeren van gezagspersonen
    Hier geldt hetzelfde als voor de cliënt. U heeft contact met de cliënt en/of eventueel de gezagspersoon. Zeker bij jeugd is het van groot belang dat hier ook zorgvuldig wordt ingevoerd.
    Invoeren van huisartsen, verwijzers (incl. AGB code)
    Steeds vaker worden declaraties afgekeurd omdat de AGB code van de verwijzer niet is ingevoerd. Zorg dat u dit consequent doet en dat u het secuur doet. Via Perplex kunt u de AGB code eenvoudig opzoeken. Ook dient een verwijzer op de verwijsbrief zijn AGB code te vermelden. Kijk hier goed naar. Als de AGB code er niet staat laat het de verwijzer dan weten. Hij/Zij is dit immers verplicht.
  • Invoeren van trajecten
    U kunt als zorgaanbieder alleen bepalen wat de gegevens van een Zorg- en DBC/EBT traject moeten zijn. Perplex assisteert u door overal keuzelijsten voor te presenteren door middel van een ‘Look-up’ veld (F9). Het invoeren van trajecten kan nog beter vereenvoudigd worden door bij de standaard instellingen aan het begin van elk jaar opnieuw in te stellen met de meest actuele codes. Wij zullen aan onze klanten hierover in een nieuwsbrief informeren aan het einde van elk jaar.
  • Invoeren van activiteiten / OVP’s
    Zodra een cliënt is geweest (of bijvoorbeeld aan het einde van de dag) kunt u eenvoudig de activiteiten invoeren van die dag. Als het een bestaand traject is kunt u meestal al een activiteit selecteren die u eerder heeft uitgevoerd. Door middel van 1 toetsaanslag (F3) zit dan de nieuwe activiteit erin. Bij 10 cliënten per dag duurt dat nog geen minuut. Mocht u toch nog activiteiten met een datum in het verleden in willen voeren dan is dat eenvoudig te doen door middel van de toetscombinatie Ctrl+F3. U hoeft dan alleen de datum nog te wijzigen en duurt het invoeren van een cliënt weliswaar iets langer dan het invoeren op de dag zelf maar is het nog steeds heel snel gedaan.
  • Afsluiten van trajecten
    Afsluitreden, GAF score etc. Wij kunnen dat niet voor u invullen. U dient zelf het traject af te sluiten. Door middel van de toetscombinatie Ctrl+ENTER opent u snel het afsluitscherm als u op het betreffende traject staat. De afsluitdatum staat standaard op de datum van de laatst ingevoerde activiteit maar zal automatisch worden aangepast indien de reden van sluiten ‘Openen van vervolg DBC’ is. In dat geval zal de afsluitdatum worden bepaald aan de hand van de openingsdatum van het traject (Openingsdatum + 364 dagen). Zodra het traject is afgesloten staat het voor ons klaar om te worden gecontroleerd, gefactureerd, gedeclareerd etc.
  • Facturen op papier(Pdf) verzenden. Dit dient u zelf te verzorgen. De facturen zullen wij wel aanmaken en in de printerqueue plaatsen. Vanaf dat moment dient u zelf voor verzending (post/e-mail) te zorgen.
    U dient geen zorgtrajecten te sluiten. Dat doen wij. Een zorgtraject mag namelijk pas gesloten worden 365 na de sluitdatum van het laatst afgesloten traject.
  • Uitloggen indien u klaar bent met uw werkzaamheden
    Toch wel heel belangrijk. Om goed onderhoud te kunnen plegen op de ASI Online omgeving is het niet wenselijk uw programma open te laten staan als u er niet mee aan het werk bent. Als uw programma openstaat worden bestanden geblokkeerd voor het doen van onderhoud en het maken van back-up’s. Het is in uw belang dat die werkzaamheden ongestoord door kunnen gaan. Onderhoud plegen wij zoveel mogelijk buiten kantoor uren maar soms kunnen wij niet anders. Uitloggen doet u door op dubbel op het icoon te klikken zoals in het begin van deze regels staat. Het staat op uw bureaublad van uw ASI Online omgeving. Afsluiten van de programma’s alleen is niet voldoende.
    Alle voor ASI van belang zijnde wijzigingen terstond doorgeven
    Zoals u zult begrijpen hebben wij alle informatie die nodig is om tot een goede declaratie te komen nodig. We hebben daarvoor een lijstje gemaakt met zaken welke wij in eerste instantie van u willen ontvangen. Zodra hier iets aan wijzigt verzoeken wij u vriendelijk om direct een bericht aan ad.<praktijknaam>@asi.nl te zenden zodat wij dat in de administratie kunnen opnemen. Alleen dan is kwaliteit en continuïteit gewaarborgd. Op een apart formulier vragen wij u om de voor ons belangrijke gegevens van uw praktijk in te voeren. Als hier iets aan wijzigt horen we dat graag van u.